Se sei interessato a lavorare nei servizi, una delle professioni che potrebbe fare al caso tuo è l’addetto di back office. Si tratta di un professionista che ha il compito di occuparsi dei clienti acquisiti di un’azienda e della gestione dei loro ordinativi. Ma ora scopriamo insieme – e più nel dettaglio – quali sono le competenze e le attività di un addetto di back office.

Le competenze di un addetto di back office

Per diventare addetto di back office è necessario possedere quattro competenze fondamentali:

• comunicazione ed empatia: pur non ritrovandosi sempre a diretto contatto con il pubblico, queste abilità gli permettono di avere una gestione fluida dei processi aziendali e anche di incentivare la collaborazione tra colleghi e collaboratori (che sono fondamentali per il benessere lavorativo);
• multitasking: bisogna essere in grado di organizzare il proprio lavoro e di farlo anche per gli altri in base agli obiettivi aziendali. Ciò vuol dire che occorre bravi nel gestire queste dinamiche e nel frattempo portare avanti anche altre mansioni;
• competenze economico-amministrative: possedere conoscenze specifiche, sia tecniche che settoriali;
• conoscenza delle lingue straniere: ormai sono un must in praticamente tutti i mestieri e lo sono soprattutto per coloro che ambiscono a lavorare all’interno di grandi realtà. Il reparto commerciale, infatti, spesso ha delle comunicazioni con clienti stranieri.

Queste sono le competenze generali che bisogna possedere per diventare un addetto di back office, ma in realtà ce ne sono anche altre, così come ci sono quelle caratteristiche che, come si dice in queste circostanze, sono “nice to have”. Per approfondire, qui trovi maggiori informazioni www.accueil.it/servizi-backoffice/

Che attività svolge

L’addetto back office svolge diverse attività, ma una delle principali è sicuramente supportare il team di vendita. Ma non solo, perché questo è professionista che deve essere in grado di svolgere più mansioni durante la giornata.

Per esempio, si occupa della gestione degli ordini di vendita raccogliendo gli ordinativi ricevuti e tenendo sotto controllo l’andamento dei pagamenti e di eventuali resi.

Al contempo è sua la responsabilità della gestione del database delle anagrafiche dei clienti e dei fornitori così come del preparare le bolle di trasporto e le fatture.

Ma non solo: l’addetto back office ha anche il compito di elaborare i preventivi e le offerte commerciali in quanto lavora spesso a stretto contatto con l’ufficio marketing.

Poi ancora l’esecuzione di attività amministrative e l’elaborazione dei report. In molti casi viene richiesto anche di archiviare le copie degli ordini e degli atti di vendita, così come di pianificare il lavoro del team di vendita poiché comunica in modo regolare con i venditori.

C’è poi la gestione di spedizionieri e corrieri che svolge in collaborazione con l’ufficio logistica.

Insomma, parliamo di una professione che è alla base del funzionamento e del successo di un’azienda. Un ruolo quindi molto importante e che richiede una formazione specifica perché la sua è un’occupazione che riguarda moltissimi settori aziendali che vanno dalla logistica al marketing, dal customer care alla gestione della comunicazione tra reparti.